Met succes naar een DSS
‘Met succes naar een DSS’: Hoe ontwikkel je op succesvolle wijze beslissingsondersteunende systemen in een dynamische multi-actor context?
Probleem
In het verleden is herhaaldelijk geconstateerd dat veel van de in de kenniswereld ontwikkelde hulpmiddelen zoals handreikingen en beslissingsondersteunende systemen die overheden moeten helpen bij het nemen van belangrijke infrastructurele beslissingen maar mondjesmaat gebruikt worden. Er wordt echter wel veel geld gestoken in de ontwikkeling ervan. Zonde van het geld, is waarschijnlijk je conclusie. Maar blijkbaar is er wel behoefte aan anders zouden we gezien deze ervaringen er toch zeker geen geld meer in investeren. De vraag rijst daarom: Wat moet je doen om een beslissingsondersteunend systeem te maken dat ook daadwerkelijk gebruikt gaat worden?
Opzet onderzoek
Gezamenlijk hebben Deltares en TNO in dit Delft Clusterproject de ontwikkeling van een aantal civieltechnische beslissingsondersteunende systemen onder de loep genomen. Eerdere studies richtten zich vooral op het falen van deze systemen en op het formuleren van checklists: Aan welke voorwaarden moet je allemaal voldoen om een succesvolle tool te maken? Toch bleek dat ook al had men keurig volgens deze checklists gewerkt de systemen niet altijd in de praktijk gebruikt werden. Daarom hebben we het over een andere boeg gegooid en hebben een sociaal-wetenschappelijke loep gebruikt. We zijn meer de diepte ingedoken en hebben een kwalitatieve beschrijving gemaakt van een drietal ontwikkelingsprocessen. Dit hebben we gedaan door betrokkenen (opdrachtgevers, ontwikkelaars, (potentiële) gebruikers) te interviewen, het proces te reconstrueren en lessen te trekken uit de opgedane ervaringen.
De ontwikkelprocessen van beslissingsondersteunende systemen die we geanalyseerd hebben zijn:
1) Blokkendoos Ruimte voor de Rivier, bedoeld voor het bepalen van effecten op de waterstand van maatregelen in rivieren.
2) Dijk Advies Module (DAM) – bedoeld om de sterkte van dijken mee in te schatten tijdens crisissituaties
3) MROAD – bedoeld voor een inschatting van mogelijk te gebruiken bouwmethoden voor de aanleg van een Rijksweg op slappe grond met indicatie van kosten bij een gegeven aanlegtijd
Observatie 1: Ontwikkelprocessen verlopen vaak grillig
Een belangrijke observatie van het onderzoek is dat de ontwikkeling van beslissingsondersteunende systemen meestal veel grilliger verloopt dan je zou verwachten. In het onderzoek wordt een aangepaste versie van het stromenmodel van Kingdon (1981) gebruikt om dit te duiden. Op het eerste gezicht lijkt de volgende startsituatie voor de hand liggend: een beslisser zit met een bepaald probleem en laat daarom een aantal onderzoekers een specifiek beslissingsondersteunend systeem ontwikkelen. De praktijk is echter vaak complexer doordat meerdere actoren een rol spelen met verschillende belangen in een dynamische context. Het is eerder zo dat onderzoekers een aantal methodieken, datasets en mogelijke softwaremodules modules op de plank hebben liggen (oplossingenstroom). Deze technieken kunnen aangepast worden voor een specifiek vraagstuk. Daarnaast zijn er allerlei problemen waar deze technieken en data mogelijk een bijdrage aan kunnen leveren (probleemstroom). Tenslotte zijn er allerlei ontwikkelingen op gebied van organisatie en beleid die bepaalde problemen meer of minder relevant maken (politieke stroom). Dit kan bijvoorbeeld een calamiteit zijn, zoals een wateroverlastsituatie. Wanneer deze drie stromen bij elkaar komen ontstaat er een opening, ook wel policy window genoemd, en de mogelijkheid om te starten met de ontwikkeling van een beslissingsondersteunend systeem. Door de dynamiek in de context kan het policy window ook weer sluiten, bijvoorbeeld door het optreden van een calamiteit op een ander beleidsterrein, dat dan ineens urgenter is en meer prioriteit krijgt. Om succesvolle afronding mogelijk te maken is het echter van belang dat het policy window tijdens het ontwikkelingsproces openblijft.
Observatie 2: Functies van beslissingsondersteunende systemen kunnen heel verschillend zijn
Uitgangspunt van de studie is dat de bestaansgrond van de hulpmiddelen uiteindelijk ligt in de beslissing die wordt ondersteund. Beslissingen kunnen op verschillende manieren ondersteund worden. In onderstaande figuur staan de verschillende functies die een beslissingsondersteunend systeem kan hebben in het beslissingsproces.
(Mayer, van Daalen en Bots, 2004)
Een beslissingsondersteunend systeem kan in meer of mindere mate een combinatie van een aantal van deze functies in zich dragen. Het is van belang oog te hebben voor deze functies omdat de specifieke functie van het beslissingsondersteunend systeem eisen stelt aan de vorm maar ook aan het ontwikkelingsproces van het beslissingsondersteunend systeem, bijvoorbeeld aan de betrokkenheid van stakeholders. Ook om te kunnen beoordelen wat de relevante succesfactoren zijn voor het gebruik van een beslissingsondersteunend systeem is het van belang goed zicht te hebben op de functie die een beslissingsondersteunend systeem kan vervullen. Een voorbeeld: voor een beslissingsondersteunend systeem dat gericht is op ‘onderzoek en analyseren’ is het van cruciaal belang dat het valide en betrouwbaar is. Bij een systeem dat gericht is op onderhandelen is het van groot belang dat tijdens het ontwikkelingsproces belangen beschermd worden en gestreefd wordt naar draagvlak.
Conclusies
Het ontwikkelen van een succesvol beslissingsondersteunend systeem vereist goed inzicht in de functie die het systeem gaat vervullen en het inspelen op de verschillende stromen. Voor kennisorganisaties betekent dit twee dingen: je hebt mensen nodig die de beleidsprocessen die ondersteund moeten worden goed kennen om goed in te schatten welke functie(s) het systeem zal vervullen. Hierbij helpt het als de relatie tussen ontwikkelaar en opdrachtgever uitstekend is.
Ook heb je intermediairs nodig die kansen zien om op het juiste moment technieken aan problemen te koppelen. Een policy window blijkt van cruciaal belang voor de ontwikkeling van een beslissingsondersteunend systeem. Zonder policy window is de ontwikkeling van een beslissingsondersteunend systeem sterk aanbod gedreven. Het onderzoek laat zien dat een eenmaal geopend policy window zich ook weer kan sluiten door organisationele of politieke veranderingen. Het policy window kun je helaas niet altijd te beďnvloeden, maar als ontwikkelaar is het van belang het ‘policy window’ te monitoren en zonodig en indien mogelijk actie te ondernemen. Een ambassadeur voor het beslissingsondersteunend systeem bij de beslissende instantie (vaak de opdrachtgever) die de noodzaak en het gebruik van het beslissingsondersteunend systeem promoot kan daarbij helpen. Je kunt ook op de dynamiek inspelen door beslissingsondersteunende systemen modulair op te zetten en aan te bieden. Uit de onderzochte casussen blijkt ook dat het handiger is om klein te beginnen en een systeem met beperkte mogelijkheden te maken voor een smalle doelgroep die vervolgens ook voor andere doeleinden kan worden ingezet omdat het bijdraagt aan de flexibiliteit.
Uw betrokkenheid?
Als u gebruiker bent van een DSS waarvan u denkt dat het interessant is om het totstandkomingsproces eens te evalueren kunt u dat bij ons aangeven. Ook als u een DSS ontwikkeld heeft en benieuwd bent hoe het gebruikt wordt kunt u dit aangeven. Een aantal case studies zijn al bepaald, maar wij nemen uw suggesties graag mee bij de keuze van de aanvullende case studies. Ook als u over dit onderwerp een keer van gedachten wilt wisselen, zijn er mogelijkheden. U kunt contact opnemen met
|
